Entscheidungshilfe
Checkliste: Bestattungssoftware auswählen und Anbieter fair vergleichen
Mit dieser Checkliste vergleichen Bestattungsunternehmen Funktionen, Bedienung, Datenschutz, Kosten, Einführung und Datenexport strukturiert.
Lesezeit: 8 Minuten
Direkte Antwort
Eine gute Bestattungssoftware passt zu den häufigsten Abläufen des Betriebs, wird vom Team verstanden, hat transparente Gesamtkosten und ermöglicht einen geordneten Datenexport. Bewerten Sie Anbieter mit denselben Testfällen und nicht nur anhand unterschiedlich formulierter Funktionslisten.
Das Wichtigste in Kürze
- Vor der Demo drei typische Arbeitsabläufe definieren
- Jeden Anbieter mit denselben Fragen und Fällen testen
- Datenexport, Support und Gesamtkosten genauso gewichten wie Funktionen
1. Den eigenen Bedarf vor der Demo festhalten
Beginnen Sie nicht mit der Funktionsliste eines Anbieters. Schreiben Sie zuerst auf, welche Arbeitsschritte heute Zeit kosten oder Fehler verursachen. Das können doppelte Dateneingaben, fehlende Aufgabenübersicht, manuelle Formulare oder Medienbrüche zur Rechnung sein.
Ordnen Sie Anforderungen in „muss zum Start funktionieren“, „soll später möglich sein“ und „wäre nett“ ein. So verhindert der Betrieb, dass seltene Sonderfälle die Auswahl dominieren.
2. Drei echte Testfälle verwenden
Eine gute Demo sollte nicht nur vorbereitete Produktfolien zeigen. Lassen Sie typische Abläufe vollständig durchspielen.
- Neuen Sterbefall mit Auftraggeber und Angehörigen anlegen
- Dokument aus den Falldaten erzeugen und ablegen
- Produkte in Angebot und Rechnung übernehmen
- Aufgabe einem Mitarbeitenden zuweisen und Termin planen
- Daten oder Buchungsinformationen exportieren
3. Bedienung und Teamtauglichkeit prüfen
Die Person, die den Vertrag entscheidet, ist nicht immer die Person, die später täglich mit der Software arbeitet. Beziehen Sie deshalb mindestens eine weitere Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter in die Demo ein.
Achten Sie darauf, ob wichtige Funktionen ohne lange Erklärung auffindbar sind, ob Verantwortlichkeiten klar werden und wie Fehler korrigiert werden können.
4. Sicherheit und Verantwortlichkeiten klären
Fragen Sie nach Hostingstandort, Rollen und Rechten, Auftragsverarbeitungsvertrag, Backups, Exportmöglichkeiten und Supportwegen. Entscheidend ist nicht nur eine Aussage wie „DSGVO-konform“, sondern wie der konkrete Prozess im Betrieb umgesetzt wird.
5. Kosten und Vertrag schriftlich vergleichen
Erstellen Sie eine Tabelle mit Monatsgebühr, Einrichtung, Nutzern, Modulen, Migration, Support, Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist. Berechnen Sie die Kosten für die tatsächliche Teamgröße über mehrere Jahre.
BestattungONE veröffentlicht einen Komplettpreis von 89 Euro netto pro Monat, 0 Euro Einrichtungsgebühr und unbegrenzte Nutzer. Das macht die Position in einer solchen Vergleichstabelle unmittelbar überprüfbar.
6. Einführung und Ausstieg gemeinsam bewerten
Gute Software muss nicht nur gekauft, sondern eingeführt werden. Klären Sie Ansprechpartner, Schulung, Vorlagen, Migration und den geplanten Start. Fragen Sie gleichzeitig, wie Daten bei einem späteren Wechsel exportiert werden können.
Häufige Fragen
Was ist das wichtigste Auswahlkriterium?
Die Software sollte die häufigsten Arbeitsabläufe des Betriebs vollständig und verständlich abbilden. Eine lange Funktionsliste ist weniger wichtig als ein funktionierender durchgängiger Testfall.
Wie viele Anbieter sollte man vergleichen?
Zwei bis vier ernsthaft passende Anbieter reichen meist aus, wenn alle mit denselben Anforderungen, Testfällen und Kostenpositionen bewertet werden.
Wer sollte an der Software-Demo teilnehmen?
Neben der Geschäftsführung sollte mindestens eine Person teilnehmen, die später täglich Fälle, Dokumente oder Rechnungen bearbeitet.
Quellen und weiterführende Informationen
Den eigenen Ablauf in einer Demo prüfen
Wir zeigen BestattungONE an einem typischen Sterbefall und beantworten Fragen zu Einführung, Funktionen und Preis transparent.
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