Formularautomation für Bestatter: Dokumente, Angehörigenkommunikation und Bestattungsplanung digital erledigen
Formularautomation bedeutet mehr als ein digitales PDF. BestattungONE nutzt eigene PDF-Vorlagen, vorgefertigte globale Formulare und die einmal erfassten Stammdaten aus dem Sterbefall, um Dokumente automatisch zu befüllen.
- Eigene PDF-Vorlagen hochladen, mit Platzhaltern konfigurieren und wiederverwenden
- Vorgefertigte globale Formulare auswählen und direkt im Betrieb nutzen
- Fall-, Auftraggeber-, Unternehmens- und Rechnungsdaten automatisch einsetzen
- Versandfertige PDFs im Sterbefall per Klick erzeugen und ablegen
- Dokumente unterwegs per Handy fotografieren und direkt hochladen
- Dokumente digital unterschreiben lassen, direkt am Gerät
Zeitersparnis pro Sterbefall
Einmal konfigurieren. Danach Dokumente per Klick erzeugen.
Eigene PDFs hochladen, vorgefertigte globale Formulare nutzen, Variablen festlegen und später im Sterbefall per Klick automatisch befüllen. Auf Wunsch unterstützen wir beim Einrichten wichtiger Vorlagen, damit das Team direkt mit versandfertigen Dokumenten arbeiten kann.
Manuell
Mehrere Schritte
Daten suchen, übertragen, prüfen und korrigieren.
Automatisch
Ein Klick
Vorlage auswählen, generieren, fertig.
Prozessvorteil
Daten aus der Fallakte erneut verwenden
Weniger Doppelpflege
Die tatsächliche Zeitersparnis hängt von Vorlage und Ausgangsprozess ab.
So funktioniert die Formularautomation
Ein Dokument wird einmal vorbereitet. Danach kann es in jedem Sterbefall automatisch mit den passenden Daten erzeugt werden.
Schritt 1: Dokument anlegen und PDF konfigurieren
Der Betrieb lädt eine eigene PDF-Vorlage hoch oder wählt ein vorgefertigtes globales Formular aus. Anschließend wird festgelegt, welche Felder mit welchen Variablen befüllt werden sollen. Häufig genutzte Vorlagen können beim Start gemeinsam vorbereitet werden.
Schritt 2: Im Sterbefall per Klick generieren
Später kann dieselbe Vorlage direkt im Sterbefall erzeugt werden. BestattungONE setzt die passenden Sterbefalldaten automatisch an die konfigurierten Stellen im Dokument und legt die fertige PDF-Datei ab.
Vorlagenservice zum Start
Damit die Dokumentenautomation nicht bei null beginnt, können wichtige Standardvorlagen direkt bei der Einrichtung vorbereitet werden. Zusätzlich lassen sich vorgefertigte globale Formulare auswählen und für den eigenen Betrieb nutzen.
- Globale Formulare nutzen
- Häufige Vorlagen vorbereiten
- Platzhalter setzen
- Support beim Aufbau
Dokumente automatisch ausfüllen statt mehrfach abtippen
BestattungONE verbindet eigene PDF-Vorlagen mit Platzhaltern. Stammdaten aus dem Sterbefall, Auftraggeberdaten, Unternehmensdaten und Rechnungswerte können direkt in Dokumente übernommen werden.
- Eigene PDFs hochladen
- Flexible Platzhalter
- Fall- und Auftraggeberdaten
- Unternehmensdaten
Platzhalter flexibel positionieren
Datenfelder aus der Sterbefallakte können in Vorlagen genutzt und an den passenden Stellen platziert werden. So bleibt das Dokument im eigenen Layout, wird aber automatisch befüllt.
- Datenfelder aus dem Fall
- Freie Positionierung
- Wiederverwendbare Vorlagen
- Eigenes Dokumentlayout
Versandfertige PDFs per Klick
Nach der Erstellung kann das fertige PDF direkt aus BestattungONE versendet werden. Das E-Mail-Tool ist angebunden, passende Vorlagen können genutzt werden und das Dokument wird automatisch als Anhang mitgesendet. So muss nichts erst heruntergeladen und manuell im E-Mail-Postfach angehängt werden.
- PDF automatisch erstellen
- E-Mail-Vorlage nutzen
- Dokument als Anhang senden
- Kein manueller Download nötig
Dokumentenerfassung von überall
Auch außerhalb des Büros können Dokumente schnell erfasst werden. Mitarbeitende fotografieren Unterlagen direkt mit dem Smartphone und laden sie in den passenden Sterbefall hoch.
- Foto mit dem Handy aufnehmen
- Direkt im Sterbefall hochladen
- Unterlagen schneller ablegen
- Auch mobil nutzbar
Unterschriften und Dokumentstatus im Blick
Mitarbeiter- und Kundenunterschriften lassen sich digital in den Prozess einbinden. Dokumente können direkt auf einem Gerät unterschrieben und anschließend nachvollziehbar im Sterbefall abgelegt werden.
- Digitale Mitarbeiterunterschrift
- Digitale Kundenunterschrift
- Dokumentstatus
- Nachvollziehbare Ablage
Mehr in der Webdemo
BestattungONE stellt hier nur einen Auszug der Funktionen dar.
Es gibt noch viel mehr Möglichkeiten, die wir Ihnen gerne in einer kostenlosen Webdemo zeigen.
Wie BestattungONE den Arbeitsalltag verbindet
Die Module können optional auch einzeln genutzt werden, zum Beispiel als schlanke Insellösung für einen bestimmten Prozess. Am stärksten ist BestattungONE aber, wenn Falldaten, Dokumente, Produkte, Aufgaben, Portal und Abrechnung ineinandergreifen, damit Informationen nicht mehrfach erfasst werden müssen.
Stammdaten einmal erfassen
Dokumente und Formulare automatisch befüllen
Angehörige bei Bedarf digital einbinden
Produkte in Angebot und Rechnung übernehmen
Häufige Fragen
Welche Formulare können Bestatter automatisieren?
Grundsätzlich können alle eigenen Dokumente automatisiert werden, wenn sie als PDF hochgeladen und einmal als Vorlage konfiguriert werden. Typisch sind Vollmachten, Bestattungsverträge, Urkundenanforderungen, interne Checklisten, Angebote, Rechnungen und weitere PDF-Vorlagen, die mit Falldaten befüllt werden.
Hilft BestattungONE beim Einrichten der Dokumentvorlagen?
Ja. Beim Start können häufig genutzte Vorlagen gemeinsam vorbereitet werden. Außerdem können vorgefertigte globale Formulare ausgewählt und im Betrieb genutzt werden. Dabei werden Platzhalter an den passenden Stellen gesetzt, damit das Team schneller mit automatisierten Dokumenten arbeiten kann.
Was bringt Formularautomation im Bestattungsbüro?
Sie reduziert manuelles Ausfüllen, vermeidet Übertragungsfehler und sorgt dafür, dass Daten aus dem Sterbefall durchgängig für Dokumente, Portal, Produktwahl und Abrechnung nutzbar bleiben.
Können Dokumente digital unterschrieben werden?
Ja. Dokumente können digital unterschrieben werden, zum Beispiel direkt auf einem Gerät im Beratungsgespräch.
Können Unterlagen auch mobil fotografiert und hochgeladen werden?
Ja. Mitarbeitende können unterwegs mit dem Smartphone ein Foto eines Dokuments aufnehmen und es direkt im passenden Sterbefall hochladen. So landen Ausweise, Urkunden oder andere Unterlagen schneller an der richtigen Stelle.
Sind die erzeugten Dokumente direkt als PDF verfügbar?
Ja. Nach dem Generieren wird das Dokument als ausgefüllte PDF-Datei im Sterbefall abgelegt und kann anschließend geprüft, versendet oder weiterverarbeitet werden.
Weitere Produktbereiche
Trauerdruck
Trauerdruck digital organisieren: Zeitungsanzeigen, Gedenkkarten, Danksagungen und Empfängeradressen direkt im Sterbefall erfassen und vorbereiten.
Digitaler Produktkatalog
Digitaler Produktkatalog für Bestatter: Produkte, kuratierte Kataloge, Produktbild, Preise, Suche, PDF-Export und direkte Übernahme in Angebote und Rechnungen.
Kundenportal
Mit dem BestattungONE Kundenportal erfassen Angehörige Daten, Dokumente, Produkte und Traueradressen sicher digital. Inhalte können individuell gesteuert und vor Übernahme geprüft werden.
BestattungONE testen
Sehen Sie, wie Formularautomation in Ihrem Alltag funktioniert.
In einer kurzen Demo zeigen wir die Abläufe direkt an typischen Fällen aus dem Bestattungsbüro. BestattungONE kostet 89 Euro netto pro Monat bei 0 Euro Einrichtung.