Wechsel und Datenübernahme
Bestattungssoftware wechseln: Datenmigration ohne unnötiges Risiko
Ein strukturierter Wechsel schützt laufende Sterbefälle und historische Daten. Diese Anleitung zeigt Export, Testmigration, Prüfung und Umstellung.
Lesezeit: 8 Minuten
Direkte Antwort
Der sichere Wechsel einer Bestattungssoftware erfolgt in fünf Schritten: Datenbestand inventarisieren, Exportformat klären, Testmigration durchführen, Stichproben prüfen und erst danach den laufenden Betrieb umstellen. Alte und neue Systeme sollten für einen klar definierten Übergangszeitraum nachvollziehbar getrennt bleiben.
Das Wichtigste in Kürze
- Vor dem Export festlegen, welche Daten wirklich übernommen werden müssen
- Mit einer kleinen Testmenge beginnen und Pflichtfelder schriftlich prüfen
- Verantwortung, Stichtag und Rückfallplan für die Umstellung definieren
1. Den vorhandenen Datenbestand inventarisieren
Nicht jede Information im Altsystem muss unverändert in das neue System übertragen werden. Entscheidend ist zunächst eine Liste der vorhandenen Datenarten: laufende und abgeschlossene Sterbefälle, Kontakte, Aufgaben, Produkte, Dokumente, Rechnungen, Zahlungsvorgänge und individuelle Felder.
Kennzeichnen Sie, welche Daten für den täglichen Betrieb, gesetzliche Aufbewahrung oder spätere Auskünfte benötigt werden. Dubletten und veraltete Stammdaten sollten vor der Migration identifiziert werden, damit sie nicht unbemerkt in das neue System gelangen.
2. Exportformate und Zuordnung klären
Fragen Sie den bisherigen Anbieter frühzeitig, welche Exportmöglichkeiten bestehen. Typische Formate sind CSV- oder Excel-Dateien für strukturierte Daten sowie PDF- oder Dokumentenarchive für Belege und Schriftverkehr.
Für jedes Feld muss feststehen, wohin es im neuen System übertragen wird. Besonders wichtig sind Namen, Adressen, Datumsfelder, Fallstatus, Rechnungsnummern, Steuersätze und Dokumentverknüpfungen.
- Bezeichnung und Datentyp jedes Quellfeldes
- Zielfeld in der neuen Software
- Pflichtfeld oder optionales Feld
- Regel für leere, ungültige oder doppelte Werte
3. Erst eine Testmigration durchführen
Eine Testmigration mit wenigen repräsentativen Fällen zeigt früh, ob Felder, Sonderzeichen, Dokumente und Verknüpfungen korrekt ankommen. Wählen Sie dafür nicht nur einfache Fälle, sondern auch einen Fall mit mehreren Angehörigen, Produkten, Dokumenten und Rechnungsvorgängen.
Die Testmenge sollte von einer Person geprüft werden, die den ursprünglichen Fall kennt. Technisch erfolgreiche Importe können fachlich trotzdem unvollständig sein.
4. Stichtag und Parallelbetrieb begrenzen
Definieren Sie einen eindeutigen Stichtag: Ab diesem Zeitpunkt werden neue Vorgänge nur noch im neuen System angelegt. Ein unbegrenzter Parallelbetrieb führt schnell zu unterschiedlichen Datenständen.
Für den Übergang sollte dokumentiert sein, welches System für welche Fälle führend bleibt und wer Korrekturen vornehmen darf. Planen Sie außerdem einen Rückfallweg, falls während der Umstellung ein kritisches Problem auftritt.
5. Abnahme und Archivierung dokumentieren
Nach der vollständigen Migration helfen Stichproben und Summenprüfungen: Stimmen Fallzahlen, offene Rechnungen und Dokumentmengen? Halten Sie fest, welche Daten übernommen wurden, welche bewusst im Archiv bleiben und wer die Prüfung durchgeführt hat.
BestattungONE unterstützt die strukturierte Prüfung vorhandener Daten und den Import geeigneter Listen. Umfang und Machbarkeit hängen immer vom Ausgangssystem und den verfügbaren Exporten ab.
Häufige Fragen
Kann BestattungONE Daten aus einer alten Software übernehmen?
Vorhandene Daten und Excel-Listen werden gemeinsam geprüft und können abhängig von Struktur und Exportformat importiert werden. Der konkrete Umfang wird vorab abgestimmt.
Müssen alle historischen Sterbefälle migriert werden?
Nicht zwingend. Manche Betriebe übernehmen laufende und jüngere Fälle strukturiert und bewahren ältere Daten in einem kontrollierten Archiv auf. Die Entscheidung hängt von betrieblichen und gesetzlichen Anforderungen ab.
Wie verhindert man doppelte Datensätze?
Dubletten sollten bereits im Export identifiziert werden. Zusätzlich braucht die Testmigration klare Regeln für identische Kontakte, Fallnummern und leere Pflichtfelder.
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