Abrechnung und Schnittstellen
DATEV, GoBD und XRechnung: Was Bestatter bei Software prüfen sollten
DATEV-Export, GoBD und XRechnung bezeichnen unterschiedliche Anforderungen. Der Ratgeber ordnet die Begriffe für Bestattungsunternehmen ein.
Lesezeit: 9 Minuten
Direkte Antwort
DATEV-Export, GoBD und XRechnung sind nicht dasselbe: DATEV beschreibt den strukturierten Austausch von Buchungsdaten, die GoBD betreffen ordnungsmäßige elektronische Aufzeichnungen und Aufbewahrung, und XRechnung ist ein strukturiertes E-Rechnungsformat. Bestattungsunternehmen sollten deshalb Datenexport, Belegablage, Änderungsnachweise und E-Rechnungsformat getrennt prüfen.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein DATEV-Export ersetzt keine ordnungsgemäßen betrieblichen Prozesse
- Seit 2025 gelten strukturierte Formate als E-Rechnung; ein einfaches PDF genügt dafür nicht
- Konkrete Konten, Steuersätze und Übergaben mit dem Steuerberater abstimmen
Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind die aktuellen gesetzlichen Vorgaben und die Abstimmung mit dem eigenen Steuerberater.
Was bedeutet DATEV-Export?
Ein DATEV-Export übergibt strukturierte Buchungsinformationen an den Steuerberater oder ein Rechnungswesen-System. Dazu können Buchungsstapel und Stammdaten gehören. Welche Felder tatsächlich übertragen werden, hängt von der jeweiligen Schnittstelle und Konfiguration ab.
Bestatter sollten mit ihrem Steuerberater Kontenrahmen, Erlöskonten, Steuerschlüssel, Debitorenlogik und Exportzeitraum festlegen. Ein technisch erzeugter Export ist erst dann hilfreich, wenn die Daten fachlich zur Buchhaltung passen.
Was regeln die GoBD?
Die GoBD betreffen die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung elektronischer Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen sowie den Datenzugriff. Für den Betrieb zählt deshalb nicht nur eine einzelne Softwarefunktion, sondern der gesamte dokumentierte Prozess.
Dazu gehören unter anderem nachvollziehbare Abläufe, Berechtigungen, Belegzuordnung und der Umgang mit Änderungen. Das Bundesfinanzministerium hat die GoBD zuletzt im Zusammenhang mit der obligatorischen elektronischen Rechnung angepasst.
Was ist eine XRechnung?
Eine XRechnung ist ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat. Nach den Informationen des Bundesfinanzministeriums gilt seit dem 1. Januar 2025 nur noch eine Rechnung in einem strukturierten, elektronisch verarbeitbaren Format als E-Rechnung; ein einfaches PDF fällt nicht mehr unter diese Definition.
Ob und wann ein konkreter Betrieb eine E-Rechnung ausstellen muss, hängt vom Rechnungsempfänger, Umsatz und den geltenden Übergangsregeln ab. Deshalb sollten Bestattungsunternehmen die Anforderungen mit ihrer steuerlichen Beratung prüfen.
Prüfliste für die Software-Demo
Lassen Sie sich nicht nur Schlagwörter zeigen, sondern einen vollständigen Beispielvorgang.
- Wie werden Rechnungsnummern und Nummernkreise vergeben?
- Wie werden Korrektur und Storno nachvollziehbar abgebildet?
- Welche Daten enthält der DATEV-Export konkret?
- Wie werden Belege mit Buchungen verbunden und aufbewahrt?
- Kann eine strukturierte XRechnung erzeugt und geprüft werden?
- Welche Aufgaben verbleiben beim Betrieb und beim Steuerberater?
Was unterstützt BestattungONE?
BestattungONE verbindet Angebote, Rechnungen, Teil- und Schlussrechnungen, Storno, digitale Belegablage, XRechnung und DATEV-Export mit der jeweiligen Sterbefallakte. Die konkreten Einstellungen und der Ablauf werden in der Webdemo anhand eines Beispielvorgangs gezeigt.
BestattungONE ist dabei eine Arbeitshilfe. Die fachliche Prüfung, steuerliche Einordnung und gesetzliche Verantwortung verbleiben beim Unternehmen und seiner Beratung.
Häufige Fragen
Ist ein DATEV-Export automatisch GoBD-konform?
Nein. Ein Export ist nur ein Teil des Prozesses. Ordnungsmäßigkeit hängt auch von Erfassung, Prüfung, Berechtigungen, Dokumentation, Aufbewahrung und der tatsächlichen Nutzung im Betrieb ab.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt ein einfaches PDF nach der Definition des Bundesfinanzministeriums nicht mehr als E-Rechnung, weil ein strukturiertes elektronisches Format erforderlich ist.
Unterstützt BestattungONE XRechnung und DATEV?
BestattungONE unterstützt die Erstellung von XRechnung-XML und den Export von Buchungsdaten für DATEV-Prozesse. Die konkrete Einrichtung sollte mit dem Steuerberater abgestimmt werden.
Quellen und weiterführende Informationen
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